In un contesto di commercio internazionale in cui la semplificazione, la programmazione e la velocità sono elementi fondamentali, riveste un ruolo sempre più strategico l’acquisizione dello status AEO.

Vediamo nello specifico i vantaggi di avere la certificazione di Operatore Economico Autorizzato e i vari step per ottenerla.

Certificazione AEO, chi può richiederla e perché diventare Operatore Economico Autorizzato

Lo status AEO può essere richiesto da qualunque operatore economico, stabilito nell’UE e dotato di codice Eori, che effettui attività inerenti alle operazioni doganali.

Possono richiederlo ad esempio:

• produttori
• importatori
• esportatori
• depositari (ossia i titolari di un deposito doganale, fiscale, di temporanea custodia…)
• vettori
• doganalisti
• spedizionieri

Coloro che rispettano determinati criteri e condizioni stabiliti dalla legislazione doganale dell’Unione Europea a seguito di una verifica da parte dell’ufficio delle Dogane territorialmente competente (audit) otterranno un’autorizzazione AEO, che ne certifica l’affidabilità e la solvibilità.

La qualifica AEO è riconosciuta in Italia e in tutti gli Stati dell’Unione Europea.

Il programma europeo Operatore Economico Autorizzato prevede la possibilità di conseguire due differenti tipi di certificazione AEO:

• AEOC AEO (Customs)
• AEOS AEO (Security)

In caso di conseguimento di entrambe le certificazioni doganali si parla di AEOF (Full).

Essere considerati partner affidabili comporta numerosi benefici, sotto forma di agevolazioni doganali, leggermente diverse a seconda del tipo di autorizzazione ottenuta.

Vediamo dunque in sintesi i vantaggi dello status AEO:

• riduzione dei controlli alla dogana
• priorità di notifica in quanto operatore stabilito nella UE
• priorità di trattamento grazie alla compliance doganale e fiscale verificata
• riduzione importo di garanzia
• riduzione dei tempi allo sportello doganale
• minori controlli presso le dogane dei Paesi firmatari di accordi di Mutuo Riconoscimento (attualmente Norvegia, Svizzera, Giappone, Andorra, Stati Uniti e Cina).

È dunque evidente quanto l’acquisizione della certificazione AEO snellisca e semplifichi le procedure doganali, con benefici in termini di tempi e di costi per l’Operatori Economico Autorizzato, specialmente alla luce del recente stop alla previdimazione dei certificati di origine preferenziale da parte dell’ADM.

Riassumendo, in base alla qualifica AEOC o AEOS, lo status AEO prevede:

Fonte ADM

Esistono poi benefici indiretti, quali le migliori relazioni con le autorità doganali, maggiore rapidità nel processo di spedizione, maggiore sicurezza e migliore comunicazione tra le parti della catena logistica.

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Come ottenere lo status AEO Operatore Economico Autorizzato

Acquisire la qualifica di AEO è semplice se si arriva preparati e consapevoli di essere in possesso di tutti i requisiti richiesti, così da superare l’audit di verifica senza imprevisti.

Facciamo dunque il punto sui vari step da effettuare per ottenere lo status di Operatore Economico Autorizzato.

Valutazione dei vantaggi per il proprio business

La prima azione da compiere è quella di informarsi su come lo status AEO possa migliorare la propria attività, ad esempio rivolgendosi a un team di professionisti per richiedere una consulenza personalizzata. Attraverso la valutazione sarà possibile avere un quadro completo di tutti i requisiti necessari al superamento dell’audit, della documentazione da presentare e dei benefici relativi al proprio settore commerciale.

Pre-audit

I nostri consulenti specializzati possono affiancarti per svolgere un’analisi preliminare di tutti i criteri AEO richiesti in fase di audit ufficiale, attraverso un pre-audit e la compilazione di un Questionario di Autovalutazione (QAV), così da individuare eventuali mancanze e le possibili azioni per correggerle. Valuteremo le tue procedure, gli strumenti utilizzati e la relativa sicurezza per verificare la conformità alla normativa doganale dei singoli requisiti AEO e arrivare preparati all’audit dell’ADM.

Presentazione dell’istanza di AEO

Una volta pronti e consapevoli della propria compliance alla normativa doganale è possibile procedere con l’inoltro della domanda, innanzitutto accedendo al GTP (Generic Trader Portal) per inviare l’istanza, comprensiva di QAV.

L’Ufficio delle dogane territorialmente competente effettua un primo controllo della domanda ricevuta e la inoltra all’Ufficio AEO, Compliance e Grandi Imprese, il quale riceve e accetta l’istanza di AEO.

Rivolgiti al nostro team se necessiti di assistenza durante tutta la fase di redazione e deposito della domanda.

Audit

La procedura relativa all’audit è veloce e standardizzata. I controlli effettuati dal team dell’Ufficio doganale presso l’operatore economico mirano a raccogliere informazioni sul suo business e l’organizzazione aziendale, soffermandosi sulle seguenti categorie:

• identificazione azienda
• conformità
• sistemi di gestione
• solvibilità finanziaria
• standard pratici e qualifiche professionali
• sicurezza

La valutazione inizia dunque dall’analisi del modulo di Identificazione e delle caratteristiche dell’azienda, proseguendo poi con l’esame della Conformità, incrociando le informazioni ottenute da Enti diversi (Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza, Ministero dell’Interno, Ministero della Giustizia, Ufficio Antifrode e controlli) per verificare l’assenza di gravi reati e infrazioni alla normativa doganale e fiscale. Il Sistema di gestione aziendale viene invece valutato attraverso il controllo dei sistemi gestionali e la registrazione del movimento merci, mentre la verifica della solvibilità finanziaria avviene tramite l’analisi di bilancio, banche dati finanziarie e di credit rating.

Per il requisito del possesso di Standard pratici e qualifiche professionali, ADM di accerta che questi includano la qualifica professionale, la formazione e la comprovata esperienza, mentre in merito alla Sicurezza il team di audit dell’Agenzia delle Dogane analizza i sistemi di sicurezza in possesso presso le varie sedi dell’operatore economico, come sistemi di sorveglianza, servizio di vigilanza e ingresso controllato.

Puoi rivolgerti ai nostri consulenti per richiedere assistenza anche durante i sopralluoghi di verifica condotti dalle autorità doganali.

Al termine dell’audit viene consegnato all’operatore economico il referto di fine audit, che viene trasmesso anche alla Direzione Territoriale per essere validato.

L’Ufficio AEO centrale esamina il rispetto di tutte le procedure e rilascia la certificazione per lo status AEO.

Per avere un riassunto semplice e didascalico dell’intero processo di rilascio dell’autorizzazione AEO è possibile guardare il video dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli:

Mantenimento dello status di AEO

Una volta ottenuto, lo status di Authorized Economic Operator deve essere costantemente aggiornato per certificare il rispetto dei requisiti nel tempo. Con le ultime modifiche del 2020 alle procedure, è stato introdotto un nuovo modulo di automonitoraggio da inviare all’Ufficio doganale ogni anno entro il 31 luglio. Il modulo riporta i criteri che l’operatore economico deve esaminare e, nel caso, eventuali variazioni da segnalare agli uffici competenti, in quanto potrebbero cambiare le condizioni per il rinnovo dello status di AEO.

Rivolgerti a un esperto certificato in ambito doganale ti permetterà di svolgere un mini-audit interno per effettuare un’autovalutazione e certificare all’Ufficio competente di essere ancora in possesso dei parametri richiesti, mantenendo l’autorizzazione AEO e i relativi vantaggi.

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