Esportare merci verso nuovi mercati è un modo efficace per aumentare la notorietà del proprio marchio all’estero, espandendo la propria clientela. Per avere un ritorno economico, oltre che d’immagine, è però necessario operare correttamente, seguendo le norme e le procedure che regolano gli scambi internazionali.

In questo articolo facciamo chiarezza sui principali adempimenti export e i documenti di esportazione, per capire come prepararsi per un export di successo. Una pratica guida all’export per affiancare le aziende nella creazione della propria check-list di esportazione, così da semplificare le pratiche doganali ed evitare imprevisti e sanzioni.

Se si è alle prime armi, il primo passo da compiere quando si decide di ampliare i propri orizzonti commerciali verso mercati esteri è verificare di avere una struttura aziendale capace di supportare questo cambiamento (personale, tempo, risorse finanziarie e giuridiche).

Contestualmente, è fondamentale effettuare un’analisi delle opportunità di mercato, per individuare i Paesi di destinazione ideali. A questo proposito, molto utile è Access2market, il portale dell’Unione Europea dedicato all’export.

Accedendo al portale è possibile trovare informazioni pratiche per gli scambi con Paesi terzi, come dazi, procedure, statistiche, ostacoli, accordi commerciali dell’UE e testimonianze di altre imprese.

Una volta identificati i mercati più opportuni per esportare i propri prodotti, è possibile stilare una lista di adempimenti export e documenti doganali per esportazione.

Innanzitutto, è indispensabile essere in possesso di alcuni requisiti per l’export:

• L’azienda deve essere stabilita nell’Unione Europea e possedere una partita IVA
• Deve essere iscritta al registro nazionale delle imprese
• Deve richiedere all’autorità doganale competente il codice EORI, cioè il numero di registrazione e identificazione degli operatori economici, valido in tutta l’UE ed essenziale per le dichiarazioni doganali di esportazione. Da tenere presente che questa operazione non è immediata e deve essere effettuata con largo anticipo se si vuole iniziare ad esportare in tempi brevi.

Se si è in possesso di questi requisiti è possibile procedere con gli step successivi, a partire dalla verifica di eventuali semplificazioni per l’esportazione delle proprie merci.

Il suggerimento è di valutare sempre se ci sono delle opportunità di usufruire di vantaggi sugli scambi commerciali, in termini di dazi e di tempistiche. Poter semplificare le procedure doganali o evitare imposte sull’export rende l’azienda più competitiva sul mercato e permette maggiore sicurezza e puntualità nel trasporto.

Molti dei possibili benefici dipendono dalla tipologia di prodotto che si intende esportare e dal Paese di destinazione scelto. Bisogna quindi procedere con due verifiche prioritarie:

• Identificare il codice doganale della propria merce, per sapere sia se può godere di tariffe agevolate, sia se è sottoposta a particolari restrizioni all’export. Per avere la certezza di una corretta classificazione doganale delle merci, è possibile richiedere una ITV, ossia una Informazione Tariffaria Vincolante, valida 3 anni
• Verificare se il Paese di destinazione rientra tra i mercati con cui è in corso un accordo commerciale con l’Unione Europea.

Se, ad esempio, un prodotto è stato realizzato interamente in un Paese con cui l’UE ha siglato un accordo di libero scambio, o vi ha subito una trasformazione sufficiente, può godere dei vantaggi dell’origine preferenziale, se rispetta i criteri previsti dal singolo accordo.

Lo status di origine preferenziale consente di beneficiare di iter amministrativi facilitati, riduzioni/esenzioni daziarie e la cancellazione di divieti su quantità o contingentamento.

Per dimostrare di averne diritto le autorità doganali richiedono di presentare prove documentali di origine, come certificati di origine (EUR.1, EUR-MED e AT.R) o una dichiarazione di origine.

Per usufruire di vantaggi all’esportazione e procedure doganali semplificate, potrebbe essere richiesto il possesso di alcune autorizzazioni. Eccone alcune che facilitano gli scambi commerciali e danno diritto ad agevolazioni in Dogana:

• Status di Esportatore Autorizzato (EA) e REX (Registered Exporter System): riguardano due autorizzazioni rilasciate dall’autorità doganale che testimoniano il carattere originario dei prodotti esportati dall’azienda. Essere Esportatore Autorizzato è fondamentale per poter dichiarare l’origine preferenziale direttamente in fattura, per esportazioni di valore superiore ai 6.000€. Il Sistema REX è invece alla base dei certificati di origine per il libero scambio con Paesi come Canada, Giappone, Vietnam, UK, Singapore, Paesi ESA e Paesi e Territori d’Oltremare.
• Status AEO: lo status di Operatore Economico Autorizzato è un marchio di qualità che certifica la sicurezza, l’affidabilità e la conformità dell’azienda alle principali norme doganali. Dà accesso allo sdoganamento prioritario e a procedure amministrative ridotte.

Licenza di esportazione: in alcuni casi è necessario essere in possesso di una licenza di esportazione, specialmente se si intende esportare particolari prodotti soggetti a restrizioni. Tra questi possono rientrare ad esempio animali, piante, prodotti chimici e rifiuti, medicine e beni di valore culturale o storico. Il numero di licenza dovrà essere indicato sulla fattura commerciale.

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In base al tipo di merce o al Paese di origine si potrebbe essere soggetti a restrizioni all’export o dover presentare particolari certificazioni.

Dichiarare dati falsi o sbagliati relativamente alla natura, all’origine, alla quantità, al valore ecc. delle merci, così da evitare dazi doganali o eludere le restrizioni, espone l’azienda al rischio di pesanti sanzioni. Si può ad esempio essere accusati di reati di contrabbando o di voler aggirare la normativa sui beni dual use, relativa ai prodotti destinati a un utilizzo civile ma che potenzialmente possono essere impiegati in campo militare.

Alcuni Paesi di destinazione possono inoltre richiedere una specifica verifica di conformità per le esportazioni. Si tratta di un test effettuato da un ente terzo per dimostrare la conformità della merce ai requisiti stabiliti dal Paese nel quale si intende esportare. L’organismo di valutazione della conformità provvederà a rilasciare per la singola esportazione un certificato di conformità di prodotto (CoC), di qualità o di spedizione, essenziale per lo sdoganamento della merce. 
Altre valutazioni su possibili restrizioni o certificazioni supplementari riguardano:

• Verificare se il Paese di destinazione è incluso in una black list o è sottoposto a particolari sanzioni (come le sanzioni UE alla Russia) e alcuni prodotti non possono essere commerciati in questo mercato 
• Verificare se il Paese di destinazione richiede che la merce rispetti determinati requisiti in materia di imballaggio ed etichettatura (ad esempio la marcatura UKCA per la Gran Bretagna)
• Verificare se l’eventuale tutela della proprietà intellettuale del proprio prodotto è valida nel Paese di esportazione o se si necessita di specifici brevetti.

Gli aspetti a cui prestare attenzione sono molti. Ecco perché è bene farsi trovare preparati e adottare un programma interno di Export Compliance aziendale, o ICP, per prevenire infrazioni in materia di export control, limitare i rischi di sanzioni e agevolare l’ottenimento di alcune autorizzazioni.

Molto utile anche effettuare un Export Check-up per ottimizzare i processi interni e le opportunità di crescita.

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Una volta effettuate le dovute verifiche e individuato l’importatore, non resta che scegliere quale tra le rese Incoterms utilizzare per il tipo di trasporto selezionato e preparare tutta la documentazione export necessaria per le procedure doganali di esportazione.

Vediamo quali sono i principali documenti doganali per esportazione, che possono variare a seconda del Paese di destinazione o del tipo di merce:

• Dichiarazione di esportazione (la cosiddetta bolla doganale export): va presentata in formato elettronico presso l’autorità doganale e serve per identificare la merce (origine, Paese di destino, classificazione doganale, valore delle merci). È possibile scaricare la dichiarazione export accedendo al proprio Cassetto Doganale
• Fattura commerciale: attesta l’avvenuto pagamento della vendita all’estero. Da conservare per almeno 3 anni in caso di controlli successivi allo sdoganamento
• Documenti di trasporto e bolla di accompagnamento: accompagnano il carico durante il trasporto e, anche in questo caso, devono essere conservati per almeno 3 anni
• Packing list: funge da distinta del contenuto all’interni dell’imballo ed è solitamente utilizzata per spedizioni verso Paesi extra-UE
• Certificato di assicurazione: attesta le condizioni e le clausole della polizza trasporti stipulata sulla merce
• Carnet ATA: rientra tra i documenti doganali per esportazione extra-UE solo per i Paesi che fanno parte della convenzione ATA. Serve per agevolare l’esportazione temporanea di prodotti in determinate occasioni come fiere e mostre
• Licenza di esportazione per determinate tipologie di prodotti
• Certificati di conformità dei prodotti alle norme in materia di salute e sicurezza, etichettatura e imballaggio
• Certificato EUR1, EUR-MED o AT.R o dichiarazione di origine, se la merce soddisfa i relativi criteri

Certificato di origine: attesta l’origine delle merci, comprovando l’origine non preferenziale, ed è obbligatorio per prodotti soggetti a restrizioni.

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